CONDITIONS Générales de LOCATION de la salle de réception

Date d’application au 1er janvier 2025

Les présentes conditions générales sont applicables à toutes locations de la salle de réception de la Maison Alazard auprès de ses Clients. Toute commande emporte adhésion et acceptation pleine et entière des présentes Conditions Générales et Particulières de Vente par le Client, ce qui est expressément reconnu par ce dernier, qui renonce, notamment, à se prévaloir de tout document contradictoire, qui serait inopposable à la Maison Alazard. Le Client garantit qu’il dispose de la pleine capacité juridique pour pouvoir conclure des contrats et qu’il a au moins 18 ans révolus, qu’il réside en France.

1. DÉFINITIONS

Pour les besoins des présentes conditions générales, les mots suivants débutant par une lettre majuscule auront la signification qui leur est attribuée ci-dessous :
Le « Traiteur » Ou « Maison Alazard » : Ce terme désigne la société Maison Alazard, SARL au capital de 68 500 euros, sise à Châteaurenard (13160), Allée Josime Martin, Avenue Jean Mermoz et inscrite au registre du commerce et des sociétés de Tarascon sous le n°480 844471 représentée par son dirigeant ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes.

« La ou les Location(s) » : Ce terme désigne l’ensemble des Prestations de location de la salle de réception fournies par la Maison Alazard.
Le ou les « Client(s) » : Ce terme désigne toute personne physique ou morale, commerçante, désirant faire l’acquisition des Prestations fournies par la Maison Alazard à titre professionnel.

2. LE DEVIS

L’émission de l’offre de location de la salle de réception reprend l’ensemble du cahier des charges du Client soit la date, les horaires, les prestations annexes demandées ainsi que toutes particularités techniques indispensables à la bonne exécution de la manifestation. La composition de toutes ces données est formalisée par un devis ainsi qu’un prix. 
Les prix indiqués sur le devis sont valables pour une période de 3 mois, sous réserve de disponibilité. Les devis prennent en compte les mesures sanitaires en vigueur à la date d’établissement du devis. Ces mesures pourront être durcies ou amoindries en fonction des prérogatives gouvernementales. Cela pourra avoir un impact à la hausse ou à la baisse sur le devis communiqué.

3. LE CONTRAT

L’objet du contrat de nature commerciale consiste, en principal, en la fourniture d’un accès à la salle de réception. Pour la bonne exécution du contrat, le Client s’engage à fournir à la Maison Alazard les informations nécessaires à la bonne exécution de sa prestation : le programme détaillé, le plan d’installation des espaces, le détail des services et prestations sollicitées par ailleurs.
Le devis établi par la Maison Alazard constitue les conditions particulières venant compléter les présentes conditions générales.
Tous litiges relatifs au présent contrat seront de la compétence exclusive du Tribunal de Commerce de Tarascon. La constitution du contrat est formalisée par l’acceptation écrite par le Client donneur d’ordre, en premier lieu, de la dernière version du devis émis par la Maison Alazard, en deuxième lieu, des présentes conditions générales.
La commande est ferme, définitive et non susceptible d’annulation de part comme de l’autre des deux parties à compter de la réception de sa confirmation.

4. LA COMMANDE

4.1 formalité de validation

Le Client s’engage dès la signature du devis à préciser la période de location de la salle de réception.
Il est de la responsabilité du Client de vérifier l’exhaustivité et l’exactitude des informations reportées sur le devis. La dernière version du devis validée provenant du Client fait état de référence, la Maison Alazard ne pourra être tenue responsable d’une erreur validée par le Client. Pour être recevable, toute confirmation de commande doit être adressée par écrit 20 jours calendaires avant le jour de la manifestation.

La confirmation est effectuée exclusivement par le Client donneur d’ordre et payeur. La validation de commande est matérialisée par l’ensemble des prestations intégrées dans le devis, de ce fait l’ensemble du devis ainsi que les conditions générales devront être signés, la dernière page du devis intégrant le récapitulatif budgétaire global du budget devra être datée, signée, tamponnée, avec les mentions : nom, prénom et qualité du signataire, « bon pour accord » ainsi que les numéros de SIRET et TVA Intracommunautaire.

4.2 Acomptes de réservation

La location de la salle de réception est garantie uniquement par le versement d’un premier acompte correspondant à 30 % du montant du prix de la location, du  deuxième acompte à verser 6 mois avant la date de réservation mentionnée dans le contrat d’un montant de 30% du prix de la location. Si l’acompte n’est pas perçu en totalité dans un délai de 30 jours calendaires après l’acceptation de la commande et 30 jours calendaires avant la date de la prestation, nous nous réservons le droit d’annuler la commande sans qu’aucune indemnité pour préjudice ne soit réclamée par le Client. La Clientèle étrangère devra s’acquitter d’un versement d’un acompte de 100 % du montant total soit 60 % à la réservation et 40 % au minimum 30 jours ouvrés avant l’événement.

Ces acomptes viendront en déduction du montant total de la facture à régler.

La réservation sera réputée ferme et définitive après un délai de réflexion de 7 jours calendaires à compter de la signature du  contrat de location.

4.3 Dépôt de garantie

Le preneur s’engage à remettre au plus tard la veille de l’entrée en jouissance des locaux, un dépôt de garantie d’un montant de 2500 euros (deux mille cinq cents euros).

La Maison Alazard se réserve le droit de procéder à l’encaissement du dépôt de garantie si l’état des locaux restitués s’avérait nécessaire.

La Maison Alazard s’engage à restituer le montant intégral de ce dépôt de garantie au preneur dans un délai maximum de 30 jours à compter du départ du preneur, déduction faite des montants à la charge du preneur aux fins de remise en l’état des lieux et réparations diverses après état des lieux de sortie contradictoire.

A cet égard, la Maison Alazard est en droit de réclamer au preneur :

• La valeur totale du prix de remplacement des objets, mobilier ou matériel détériorés

• Une indemnité pour les détériorations concernant rideaux, peintures, plafonds, sols, vitres, ou pour leur remplacement si nécessaire sans que cette liste ne soit exhaustive.

Le montant des retenues devra le cas échéant être dûment justifié par la Maison Alazard sur la base de l’état des lieux de sortie, constat d’huissier, devis, factures…

Si le dépôt de garantie s’avère insuffisant, le Client s’engage à compléter la somme sur la base des justificatifs fournis par la Maison Alazard.

4.4 Règlement intérieur

Le Client ne pourra en aucune circonstance se prévaloir d’un quelconque droit au maintien dans les lieux à l’expiration de la période de location initialement prévue au présent contrat, sauf accord exprès de la Maison Alazard

Le Client s’engage à respecter les lieux loués ainsi que les dispositions relatives à l’hygiène et à la sécurité précisées dans l’article 7-4 du présent contrat.

5 EXECUTION DU CONTRAT

5.1 Utilisation des locaux – obligations du Client

Le Client jouira de la location de manière paisible et en fera bon usage conformément à la destination des locaux. Il a l’obligation d’occuper les locaux personnellement. La location ne peut en aucun cas bénéficier à des tiers, sauf accord préalable de la Maison Alazard.

La sous-location est interdite au Client, sous quelque prétexte que ce soit, même à titre gratuit, sous peine de résiliation du contrat, le montant intégral de la location restant acquis à la Maison Alazard.

Le client et ses invités doivent s’interdire tout accès aux bâtiments non compris dans la désignation des locaux.

Il est interdit au client de fixer aux murs, meubles, boiseries, planchers, sas, plafonds, portes et fenêtres, des objets quelconques, de quelque manière que ce soit, de même que de modifier les installations existantes voire de procéder à une installation spéciale sans autorisation préalable de la Maison Alazard.

L’état des lieux de sortie faisant foi, l’ensemble du matériel figurant à l’inventaire devra être laissé à la place qu’il occupait lors de l’entrée dans les lieux.

Toutes réparations, quelle qu’en soit l’importance, rendues nécessaires par la négligence du client ou le mauvais entretien en cours de location, seront à sa charge conformément aux termes du paragraphe « dépôt de garantie ou caution».

Les jeux de ballon sont interdits dans l’enceinte du domaine ainsi que les animaux sauf accord préalable de la Maison Alazard.

Les feux d’artifices sont interdits ainsi que l’usage de fumigènes, ou autres dispositifs inflammables (lanternes volantes, lanternes posées au sol ou suspendues dans la salle ou le jardin, pétards etc).

Le Client se fait fort de fournir au bailleur les autorisations administratives nécessaires et certificats d’assurances des prestataires dans le cadre d’évènements nécessitants de telles mesures.

Le stationnement des véhicules n’est autorisé que sur les parkings prévus à cet effet.

Toutes installations de plein-air (tentes, chapiteaux, auvents, barnum, etc. …) pourront être dressées avec l’accord préalable de la Maison Alazard, sur des emplacements déterminés. Ces installations de plein-air sont sous la responsabilité et à la charge du Client.

Les portes équipées d’un groom de porte ne doivent pas être maintenues en position ouverte.

L’usage abusif du klaxon est interdit.

La Maison Alazard se réserve le droit de limiter le volume sonore et notamment les basses, quelle que soit la nature de l’événement afin de ne pas nuire au voisinage. Les orchestres à l’extérieur sont interdits à partir de 21h30.

Le choix de la sonorisation est libre avec un branchement obligatoire sur le limiteur de son et doit respecter la limitation du son de 97 dB à l’intérieur de la salle et de 80db à l’extérieur (ambiance lounge). Ceci afin d’assurer la protection de la santé auditive du public et celle de l’environnement, et ne pas occasionner de gênes pour les locaux d’habitations voisins.

L’installation de câbles ou matériel électrique supplémentaires devront être agréés préalablement par la Maison Alazard et sera sous la seule responsabilité du Client qui en assumera toutes les conséquences éventuellement dommageables.

L’accès au tableau électrique des bâtiments loués n’est pas autorisé sauf en présence de la Maison Alazard.

La location est strictement non-fumeur.

5.2 Nettoyage des locaux 

Le Client se doit de ranger ses effets avant son départ sauf accord inverse et express intervenu entre les parties. Les déchets (bouteilles vides, papiers, déchets ménagers & organiques, éléments recyclables) devront, après conditionnement, être traités et évacués par le Client ainsi que tous ses éléments de décoration à l’intérieur et à l’extérieur.

La Maison Alazard se réserve le droit d’appliquer un surcoût qui sera retenu sur la caution si l’état général des locaux le nécessite et le droit de procéder à l’encaissement du dépôt de garantie pour un montant de 150€ si la remise en état de la salle reste à sa charge.

La Maison Alazard est seul juge de la nécessité d’appliquer un surcoût de nettoyage dont le montant sera déterminé sur présentation du devis le moins onéreux au Client.

5.3 Sécurité

Le Client reconnaît avoir pris connaissance du règlement intérieur ainsi que des moyens mis en place pour la lutte contre l’incendie et s’assurera que les issues de secours soient toujours libres, tant à l’extérieur qu’à l’intérieur.

Il est interdit aux enfants mineurs de rester sans surveillance dans l’enceinte des locaux, tant à l’extérieur qu’à l’intérieur des bâtiments. Ils demeurent sous la pleine et entière responsabilité des adultes responsables. Le Client s’engage à respecter cette disposition.

6. RÉSILIATION ANTICIPÉE – FORCE MAJEURE

A titre liminaire, il est préalablement et expressément indiqué que toute résiliation doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception.

6.1 Résiliation du contrat à l’initiative du Client

Toute résiliation du présent contrat à l’initiative du Client doit être adressée à la Maison Alazard par courrier recommandé avec accusé de réception à l’adresse indiquée en tête des présentes.

En cas de résiliation à l’initiative du Client, quelle qu’en soit la cause, et sauf cas de force majeure telle que définie par le Code civil, les acomptes versés par le Client resteront acquis à la Maison Alazard qui pourra en outre réclamer le solde du montant de la location si la résiliation intervenait moins de 60 jours avant la date prévue d’entrée dans les lieux.

Les acomptes versés correspondent à la période initialement prévue au contrat et ne sont pas transférables sur une autre période sauf accord préalable et exprès de la Maison Alazard.

Si la journée est écourtée, ou si l’événement n’a pas lieu, le preneur ne pourra se prévaloir du remboursement du prix de la location.

6.2 Résiliation à l’initiative de la Maison Alazard

Avant la prise des locaux ;

En cas de résiliation du présent contrat par la Maison Alazard avant la prise des locaux, pour quelque cause que ce soit, la Maison Alazard reversera au Client le double du montant du 1er acompte reçu ainsi que la totalité des acomptes suivants.

En cas de force majeure ou du fait d’un tiers, une autre période de location sera proposée au Client.

Si celui-ci ne peut accepter la nouvelle période proposée, la Maison Alazard procèdera alors au remboursement des acomptes reçus.

Un courrier recommandé avec accusé de réception pour la France (ou par courrier express pour l’étranger) expliquant les motifs de cette résiliation anticipée sera envoyé au Client dans un délai de 30 jours à compter du fait générateur de la résiliation.

6.3 Force majeure

La survenance d’un cas de force majeure a pour effet de libérer les parties de leurs obligations contractuelles ou d’excuser le retard dans l’exécution de ces obligations.

Est un cas de force majeure tout évènement imprévisible, irrésistible et extérieur indépendant de la volonté de la Maison Alazard tel que, sans que cette liste ne soit limitative, les incendies, explosions, inondations, émeutes, guerres, pandémies.

Ne constituent pas un cas de force majeure, la maladie, ou l’indisponibilité, pour quelques raisons que ce soit, du Client, de sa famille ou de quelconque de ses invités.

En cas de survenance d’un cas de force majeure, la partie concernée devra en informer son co-contractant, dans les huit jours suivant la survenance de l’évènement ou sa connaissance.

7. RESPONSABILITÉ CIVILE – ASSURANCES

Le Client est tenu civilement responsable des dégâts et autres préjudices qui pourraient être causés au bailleur ou aux tiers à l’occasion de la location, tant par lui-même, que par ses invités.

Le Client devra fournir une assurance « Organisateur » couvrant sa responsabilité.

Le Client devra fournir à la Maison Alazard l’attestation d’assurance correspondante 30 jours avant la prise des lieux.

La Maison Alazard décline toute responsabilité en cas d’accident survenu lors de la mise à disposition des locaux au profit du Client.

La Maison Alazard décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature qu’ils soient (vols, dégradations, Etc…) susceptibles d’atteindre les objets, effets ou matériels apportés par le Client ou ses invités (y compris véhicules stationnés sur le parking) hors les cas où les dommages résulteraient de la faute de La Maison Alazard notamment dans les normes de sécurité obligatoires pour les lieux recevant du public.

Le Client et ses assureurs garantissent La Maison Alazard et les assureurs de La Maison Alazard contre toute action de quelque nature que ce soit qui serait engagée contre ces derniers par les invités, les fournisseurs ou les prestataires du Client.

Le Client portera ces dispositions à la connaissance de ses propres assureurs.

8. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Pour les manifestations au cours desquelles il est fait l’utilisation de musique dans un cadre commercial, l’organisateur de la soirée (le Client) a l’obligation d’effectuer une déclaration préalable auprès des services de la Sacem (www.sacem.fr) et de conclure le contrat général de représentation afférent, en vertu des articles L. 122-4 et L. 132-18 du Code de la propriété intellectuelle.

9. LITIGES

Seule la loi française est applicable au présent contrat. Pour tous les litiges qui naîtraient à l’occasion de l’exécution ou de l’interprétation du contrat de location de la salle de réception, la compétence est attribuée à la juridiction civile du Tribunal de grande instance de Tarascon.